Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Rumarstrand Oy on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä, jota Rumarstrand suorittaa majoitus-, ravintola- ja kokouspalveluidensa tarjoamiseksi asiakkailleen sekä edellä mainittuihin liittyvään asiakassuhteen hankintaan ja ylläpitoon. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, jotka koskevat Rumarstrand Oy:n ravintola- ja liikematka-asiakkaita, uutiskirjeen tilaajia sekä Rumarstrand Oy:n verkkosivuilla vierailevia henkilöitä. Rumarstrand Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen ja niiden käsittelyn osalta. Rekisterinpitäjän yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen lopusta kohdassa 9. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, miten Rumarstrand Oy on sitoutunut keräämään, käsittelemään ja suojaamaan henkilötietosi asiakassuhteesi aikana ja sen jälkeen. Alle olemme määritelleet tärkeimmät tässä tietosuojaselosteessa käyttämämme käsitteet.

"Henkilötieto"

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunnistetieto, osoite tai majoitustiedot.

"Arkaluonteinen tieto"

Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

"Henkilötietojen käsittely"

Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikki toiminnot, jotka kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti.

Henkilötietojen käsittelyä ovat esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, haku, kysely, käyttö, tietojen luovuttaminen siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittaminen tai yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.

"Rekisteröity"

Tunnistettava tai tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö, johon käsiteltävä henkilötieto liittyy. Esimerkiksi työnhakija tai asiakas.

"Rekisterinpitäjä"

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia Rumarstrand Oy:n liiketoiminnan kannalta seuraaviin tarkoituksiin:

• palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
• asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan
• asiakaspalvelun tai tapahtumajärjestelyiden hoitamiseksi
• laskutukseen ja luotonvalvontaan
• tiedottamiseen
• palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin, mm. suoramarkkinointiin ja sen kohdistamiseen asiakkaillemme
• markkinointiviestinnän tarjoamiseksi, kohdentamiseksi ja kehittämiseksi (esim. markkinatutkimukset)
• tilastollisiin tarkoituksiin
• turvallisuuden varmistamiseen (kameravalvonta sekä poikkeamaraportointi)

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja oikeutettujen etujemme mukaisesti. Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi puhelimitse, sähköpostilla, tai sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla asiakassuhteen hoitamista varten. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Rumarstrand Oy:n välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös Rumarstrand Oy:n tuotteiden ja palveluiden jakelijoiden rekistereistä, väestörekisteristä ja Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein alla määritellysti:

Majoitus-, kokous- ja ravintolapalvelut

• Käsittelemme asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen ja sen täytäntöönpanoon perustuen seuraavia tietoja: yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja maksutiedot (luottokortin numero, nimi luottokortissa, kortin erääntymiskuukausi ja -vuosi).
• Asiakkaan suostumukseen perustuen voimme käsitellä myös seuraavia tietoja:
• Ravintola- ja kokouspalveluita varatessa asiakkaalta kerätään yhteys- ja maksutietojen lisäksi mahdolliset allergiatiedot.
• Asiakkaan jättäessä meille käyntikorttinsa, tietoja voidaan myös liittää Rumarstrand Oy:n asiakastietorekisteriin.
• Rekisterinpitäjän oikeutetun edun* perusteella majoituspalveluiden tarjoamisen yhteydessä kerätään asiakkaalta tiedot sukupuolesta ja tittelistä, kansalaisuudesta, sekä mahdollinen kanta-asiakasnumero ja VIP-status. Titteliä ja sukupuolitietoa käytetään asiakasta tervehdittäessä ja puhuteltaessa. Asiakkaalta voidaan kerätä myös asiakkaan lennon numero, lentoyhtiö, tulo- ja lähtöajat ja sekä lisätä avoimia tietoja asiakasprofiiliin.

Matkustajailmoitukset

• Matkustajailmoitusten käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Käsiteltävät tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, mukana matkustavan puolison ja alaikäisten lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset (tai sen puuttuessa syntymäajat), osoite, Suomeen saapumismaa, matkustusasiakirjan numero sekä saapumis- ja lähtöpäivämäärät. Lisäksi voidaan kirjata majoittumisen tarkoitus (kuten vapaa-aika, työ tai muu syy).

Markkinointi ja mainonta

• Käsittelemme esimerkiksi asiakkaan sähköpostiosoitetta uutiskirjeen toimittamiseksi asiakkaalle (sähköinen suoramarkkinointi), jolloin käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.
• Markkinointi- ja mainonta perustuu myös rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun* (esim. B2B-liiketoiminnassa ja tilaisuuksien kutsulistojen laadinnassa)
• Kohdennettu markkinointi:
• Rumarstrand Oy suorittaa asiakkaidensa profilointia kohdennetun markkinoinnin yhteydessä, jolloin sinulle voidaan tarjota vain sinua kiinnostavia palveluita aiemman ostokäyttäytymisesi sekä asiakastietoihisi tallennettujen tietojen perusteella. Profilointi perustuu antamaasi suostumukseen ja sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa se. Mikäli sinulla on kysymyksiä profilointiin liittyen, ota meihin yhteyttä: info@rumarstrand.fi
• Kohdennettuun markkinointiin käytetään asiakkaan sähköpostia, nimeä ja paikkakuntaa, mahdollisia mielenkiinnon kohteita sekä aiempaa ostokäyttäytymistä. Aiemman ostokäyttäytymisen perusteella voimme tarjota esimerkiksi hääpaketin varanneelle vuosipäivätarjouksia.
• Lisäksi käytämme Metan mukautettuja kohderyhmiä kiinnostuksen kohteisiin perustuvassa verkkomainonnassa, jonka yhteydessä verkkosivuillemme on sisällytetty seurantapikseli. Seurantapikseli on analytiikkatyökalu, jonka avulla voimme luoda kohderyhmiä mainontaa varten sekä varmistaa, että mainoksiamme näytetään oikeille kohderyhmille (kuten ikä ja mielenkiinnon kohteet). Meille kerätyt tiedot säilyvät anonyymeinä, emmekä voi nähdä yksittäisen käyttäjän henkilökohtaisia tietoja. Meta kuitenkin tallentaa ja käsittelee kerätyt tiedot.

Verkkosivuston keräämät tiedot

• Selatessasi verkkosivujamme, saamme tiedon esimerkiksi IP-osoitteestasi. Käytämme IP-osoitteita verkkosivustomme käytön analysoinnissa esimerkiksi palvelinongelmien ratkaisemiseen, sivuston hallintaan sekä käyttäjien liikkeiden seurannassa tilastointia varten.
• Rumarstrand Oy käyttää verkkosivun käytön analysointiin ja tilastojen tuottamiseen Google Analytics -palvelua,  joka on kolmannen osapuolen, Google Inc:in, tarjoama verkkoanalyysipalvelu. Google Analytics kerää sivustolla kävijöistä tiettyjä tietoja evästetiedostojen avulla, jotta verkkosivun käyttöäsi voidaan analysoida ja parantaa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi, mitä kautta käyttäjä on löytänyt sivustolle ja miten hän toimii sivustolla. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella.

2. Arkaluonteiset tiedot

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.
Arkaluonteisten tietojen käsittely on ainoastaan sallittu, mikäli käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi tai nimenomaisella suostumuksellasi. Rumarstrand Oy käsittelee tietyissä alla kuvatuissa tilanteissa myös arkaluonteisia henkilötietoja asiakkaistaan.

Terveystiedot:

Poikkeamaraportointi: Poikkeamaraportointijärjestelmässä voidaan käsitellä asiakkaiden terveystietoja poikkeamaraportoinnin yhteydessä, esimerkiksi käsiteltäessä sairauskohtausilmotuksia. Poikkeamaraportointijärjestelmän sairaskohtausilmoituksissa tietojen käsitellään rekisterinpitäjän yleisen edun nojalla, yrityksen ja työntekijän oikeusturvan suojaamiseksi sekä oikeusvaateen esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Muu terveystietojen käsittely: Epäsuoraa terveystietoa voi kertyä asiakkaan ilmoittaessa liikuntarajoitteista sekä varatessa inva-huoneen tai toipumisyöpymisen terveyspalveluntuottajien tiloissa suoritetun toimenpiteen (esim. leikkauksen) yhteydessä. Tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

Luottokorttitiedot:

Luottokorttitiedot eivät ole lainsäädännön mukaan varsinaisesti arkaluonteisia tietoja, mutta luottokorttitietojen väärinkäyttöön liittyvien asiakkaille aiheutuvien riskien vuoksi vaativat erityisen huolellista käsittelyä. Rumarstrand Oy huolehtii erityisin toimenpitein näiden tietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelee luottokorttitietoja samalla huolellisuudella kuin arkaluonteisia tietoja. Luottokortti- ja muiden maksutietojen käsittely perustuu asiakkaan ja rekisterinpitäjän välisen sopimukseen ja sen täytäntöönpanoon.

3. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Rumarstrand Oy on sitoutunut käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

• Konsernin sisällä: Tietojasi voidaan luovuttaa Rumarstrand Oy:n konsernin sisällä asiakkuutesi hallinnoimiseksi ja asiakaskokemuksesi parantamiseksi. Voimme luovuttaa tietojasi myös, mikäli se on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi esimerkiksi turvallisuuden varmistamiseksi tai väärinkäytösten tutkimiseksi ja torjunnaksi asiakkaan aiemman epätoivotun käyttäytymisen perusteella.
• Viranomaiset: Rumarstrand Oy luovuttaa lakisääteisen velvollisuutensa mukaisesti muiden kuin suomalaisten asiakkaidensa matkustajailmoituksen tiedot poliisiviranomaiselle. Lisäksi saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on jokin muu laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta.
• Yhteistyökumppanit: Luovutamme oikeutetun etumme perusteella tiedot nimestäsi, sähköpostiosoitteestasi sekä kotipaikkakunnastasi Rumarstrand Oy:n yhteistyökumppaneille. Sähköpostiosoitetietosi ja kotipaikkakuntasi perusteella sinulle voidaan tarjota kohdennettua markkinointia, jos et ole kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia. Voit perua antamasi suoramarkkinointiluvan milloin tahansa. Nimi- ja yhteystietosi luovutetaan lisäksi yhteistyökumppanihotellillemme markkinointitarkoituksiin.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

4. Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietojasi häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

5. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Tässä kappaleessa kerromme, mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa ja miten voit oikeuksiasi käyttää:

• Oikeus peruuttaa suostumus: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen.
• Tarkastus- ja oikaisuoikeus: Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.
• Käsittelyn rajoittaminen tai vastustaminen: Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme perustellusti osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut oikeudet ja vapaudet. Lisäksi mikäli tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on sallittua jatkaa.
• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Lisäksi voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).
• Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi, jolloin poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin (esim. väärinkäytösten tutkimiseksi ja torjunnaksi asiakkaan aiemman epätoivotun käyttäytymisen perusteella). Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Huomioithan, että meillä saattaa kuitenkin olla lakiin perustuvia velvoitteita henkilötietojesi säilyttämiseen, kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta, jotka velvoittavat meitä säilyttämään matkustajailmoituksesi tiedot tietyn ajan.
• Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen: Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietosi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.
• Valitusoikeus: Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Miten voin tehdä tietojeni tarkastuspyynnön?

Tietojesi tarkastuspyyntö tehdään sähköpostilla, jossa voit tarkemmin määritellä, mitä tietoja haluat tarkastaa: info@rumarstrand.fi

6. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön. Tietojen säilytysaika alkaa tietojen vastaanottamisesta.

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 1 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

7. Evästeiden käyttö

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

8. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi pyrimme säännöllisesti päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi. Tähän tietosuojaselosteeseen tehdyt viimeisimmät muutokset on koottu tietosuojaselosteen alkuun, jotta sinun on mahdollisimman helppo seurata henkilötietojesi käsittelyä.

9. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Rumarstrand Oy

Rumarstrand Oy
3215561-3
Rumarintie 694
21710, Korppoo, Finland
info@rumarstrand.fi